Checkliste zum Jahresstart: MWST in der Schweiz richtig abschließen

Das neue Jahr hat begonnen und bei vielen Händlerinnen und Händlern laufen der Jahresabschluss und die Planung für 2026 auf Hochtouren. Wer in die Schweiz verkauft, sollte dabei neben Umsatz- und Wachstumszielen vor allem eines nicht aus den Augen verlieren: die Schweizer Mehrwertsteuer (MWST). Werden hier Pflichten oder Fristen übersehen, kann das schnell zu unnötigen Nachzahlungen, zusätzlichem Abstimmungsaufwand oder verpassten Vorsteuer-Erstattungen führen. 

Damit genau das nicht passiert, haben wir die wichtigsten Punkte zusammengefasst, an die Sie jetzt denken sollten, um Ihr Schweizer Setup fachlich sauber und ohne Überraschungen ins neue Jahr zu führen.

1. Q4-Deklaration 2025 fristgerecht einreichen

Für alle in der Schweiz MWST-pflichtigen Unternehmen gilt:

Bis zum 28.02.2026 muss die Deklaration für Q4 2025 bei der Eidgenössischen  Steuerverwaltung (ESTV) eingereicht werden. Eine sich daraus ergebende Steuerlast ist ebenfalls bis zum 28.02.2026 zu begleichen.

Prüfen Sie daher rechtzeitig, ob alle Umsätze und Vorsteuern für Q4 2025 vollständig und korrekt erfasst wurden.

2. Jahresabstimmung 2025

Nach der Q4-Deklaration folgt der nächste wichtige Schritt: die Jahresabstimmung 2025. Hier geht es darum, die eingereichten Deklarationen mit der finalisierten Buchführung abzugleichen:

Wichtig ist dabei eine Schweizer Besonderheit, die sich zum Beispiel vom System in Deutschland klar unterscheidet:

Die Jahresabstimmung muss in der Schweiz nur eingereicht werden, wenn sich Differenzen ergeben. In der Jahresabstimmung werden dann auch nur die Differenzen zu den bisher deklarierten Werten angegeben – nicht noch einmal die Summen für das gesamte Jahr. Geht nach 240 Tagen bei der ESTV keine Jahresabstimmung ein, wird davon ausgegangen, dass es keine Differenzen gibt und die Steuerperiode finalisiert ist.

3. Schweizer Setup auf den Prüfstand stellen

Der Jahreswechsel ist ein idealer Zeitpunkt, das eigene Schweiz-Setup grundsätzlich zu überprüfen – fachlich und prozessual. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen:

Ist die Buchführung sauber getrennt?

 Prüfen Sie, ob steuerpflichtige Umsätze in der Schweiz auf eigenen        Konten/Kostenstellen verbucht werden – klar getrennt von Umsätzen in anderen Ländern.

Werden Plattformumsätze richtig behandelt?

Vergleichen Sie, welche Umsätze unter die Plattformbesteuerung fallen, und stellen Sie sicher, dass diese nicht nochmals als eigene Schweizer MWST-pflichtige Umsätze erfasst werden.

Kontrollieren Sie, ob diese steuerfreien Plattformumsätze in der Buchführung gesondert abgebildet werden (z. B. eigene Konten / Kennzeichnungen).

Werden Rechnungen korrekt ausgestellt?

Überprüfen Sie, ob Rechnungen nur dort MWST ausweisen, wo tatsächlich eine Schweizer Steuerpflicht besteht.

Sehen Sie sich insbesondere Rechnungen für Plattformverkäufe an: Wird hier MWST ausgewiesen, obwohl die Steuerpflicht bei der Plattform liegt, und fehlt ggf. der Hinweis auf die Plattformbesteuerung?

Liegt eine Unterstellungserklärung Ausland vor und wird sie richtig genutzt?

Klären Sie, ob eine Unterstellungserklärung Ausland vorliegt und für alle relevanten Sendungen angewendet wird.

Stellen Sie sicher, dass eindeutig geregelt ist, wer als Importeurin oder Importeur auftritt und wie Einfuhrsteuern in der MWST-Erklärung berücksichtigt werden.

Typische Warnsignale dafür, dass das Setup für die Schweiz nicht optimal aufgestellt ist, sind zum Beispiel:

Plattformumsätze und Umsätze aus dem eigenen Shop werden in der Buchhaltung nicht getrennt ausgewiesen.

Steuerliche Fragen zur Schweiz werden zwar diskutiert, aber Plattformverträge, Zollunterlagen und Rechnungen werden nicht systematisch gemeinsam betrachtet.

Schweizer Kundinnen und Kunden melden sich, weil bei der Zustellung unerwartete Zusatzkosten anfallen oder Preisangaben als intransparent wahrgenommen werden.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen, ist das ein deutliches Signal, dass das Setup überprüft und gegebenenfalls neu strukturiert werden sollte.

Wie exporto beim Schweizer MWST-Setup unterstützt

Die Checkliste zeigt: MWST-Pflicht, Einfuhrsteuer, Plattformbesteuerung, Buchführung und Rechnungsstellung hängen in der Schweiz eng zusammen. In der Praxis wird es genau dort schwierig, wo steuerliche und operative Themen getrennt voneinander betrachtet werden – etwa wenn Zollabwicklung, Logistik, Plattformverkäufe und MWST-Erklärung nicht auf denselben Daten aufsetzen.

exporto verbindet diese Bereiche in einem integrierten Ansatz:

Fiskalvertretung und MWST-Compliance in der Schweiz werden inhouse abgebildet – von der Registrierung über die Deklaration bis zur Abstimmung mit der Buchhaltung.

Zollabwicklung, Logistik und Retouren sind technisch so angebunden, dass relevante Einfuhrsteuern und Umsätze korrekt erfasst und in der Schweizer MWST-Erklärung berücksichtigt werden können.

Auf dieser Basis wird aus der reinen Deklarationspflicht mehr als nur ein Formularprozess: Ihr Schweizer Geschäft lässt sich langfristig stabil, transparent und effizient aufstellen – mit klaren Rollen, nachvollziehbaren Datenflüssen und einem Setup, das mit Ihrem Wachstum Schritt hält.

Wenn sich beim Lesen der Checkliste Fragezeichen zu Ihrem aktuellen Schweiz-Setup ergeben haben, ist das ein guter Zeitpunkt, es einmal strukturiert zu überprüfen – fachlich und prozessual.

exporto unterstützt Sie dabei, Ihr Geschäft in der Schweiz langfristig stabil und effizient aufzustellen. Kontaktieren Sie uns gern.